La dématérialisation, transformer une obligation légale en levier de performance (dernière partie)
Le carrefour "outils".
"Publier les données des marchés publics n’est pas suffisant, il est essentiel de pouvoir les valoriser avec des outils intelligents" [1]
Lorsqu’un chantier de dématérialisation se met en œuvre et qu’un langage commun a pu être défini en matière de donnée par la mobilisation de tous les acteurs concernés il se pose alors la question des outils les plus pertinents pour cette mise en œuvre. En effet, dématérialiser, s’accorder autour d’un langage commun et administrer de la donnée seront vain en l’absence d’applicatifs pertinents pour le traitement de ces données.
Cependant, un équilibre nécessite d’être construit entre plusieurs objectifs tout aussi importants les uns que les autres. En effet, la détermination du logiciel pertinent repose sur une recherche d’optimisation du coût, l’efficacité dans le travail de la donnée, l’ergonomie, la facilité de prise en main et son caractère intuitif etc.
On retrouve ainsi une fois encore cette idée de carrefour puisque la définition d’un tel outil repose sur la rencontre entre les différents utilisateurs/trices qu’il est susceptible d’y avoir, la discussion avec des techniciens et des connaisseurs/euses de l’offre existante sur le marché. Il est en effet tentant de considérer qu’un besoin d’application équivaut pour un acheteur à un besoin de développement ad hoc.
Or le recours aux logiciels libres se multiplie au travers de structures comme l’Adullact, dont le GIP Maximilien est membre. Les initiatives de mutualisation se multiplient également dans le but de favoriser la bonne gestion des deniers publics à l’achat de solutions applicatives.
En outre, une réflexion sur le besoin en termes d’outil peut amener à interroger les pratiques internes en mettant en balance le coût d’un développement adapté à l’usage en vigueur avec celui que représenterait un accompagnement à un changement éventuel. Ainsi le risque de captivité est un risque à prendre en compte. En effet, la jurisprudence sur les marchés sans publicité ni mise en concurrence ayant pour objet des prestations de maintenance de marché informatique dont les droits sont exclusivement détenus par une société paraît fragile [2].
Sans même prendre en compte le risque contentieux, une situation de captivité applicative paraît être situation préoccupante pour une administration et sa gestion financière.
Un bon outil paraît également être un outil qui offre de l’aisance dans sa prise en main. Il s’agit là du coût lié à la formation.
À une sophistication poussée correspondant aux méthodes de l’acheteur correspond nécessairement un coût de formation à l’entrée qui est au moins aussi élevé. Ainsi, des outils plus standardisés et dont l’usage est, pour l’essentiel des fonctionnalités assez généralisé facilitent l’accompagnement au changement dans la partie prise en main.
Or, comme cela a été précédemment souligné, la dématérialisation constitue un changement de culture massif et l’accompagnement humain au changement joue un rôle de premier ordre. Il ne faut donc pas oublier qu’au-delà de leur efficience ou de le conformité règlementaire les applications ont vocation à servir des agents afin de fournir un service public de toujours meilleure qualité.
Relire la première partie : "Dématérialiser le processus d’achat, un sujet carrefour"
Relire la deuxième partie : "Le carrefour "donnée""
[2] Voir par exemple : CE., 2 octobre 2013, Département de l’Oise, n°368846. « Conformément à un certificat délivré par l'Agence pour la protection des programmes, la société Itop détient des droits d'exclusivité sur le logiciel « NetCollège » et que, selon une attestation non contestée émanant de cette société, cette exclusivité