par GIP Maximilien
Dématérialisation Achat Juridique

La dématérialisation, transformer une obligation légale en levier de performance (1ère partie)

Dématérialiser le processus d’achat, un sujet carrefour.

Présenter les outils numériques d’achat comme levier de performance et d’efficacité du management des processus d’achat paraît désormais être une formule à laquelle le secteur de l’achat public est désormais très accoutumé. Cependant, comme souvent pour les formules, on finit par en oublier le sens.

 

Lorsque des discussions surviennent à propos du RGPD, le constat fait de manière récurrente est que les questions soulevées par cette règlementation ont été l’occasion de faire se rencontrer des gens qui ne se parlaient pas suffisamment comme juristes et DSI, commerciaux DSI et juristes, etc. Force est de constater qu’un bilan semblable pourrait être fait de la mise en œuvre de l’obligation de dématérialiser la passation de certains contrats de la commande publique.

 

Les juristes accompagnent les responsables de système d’information dans la traduction technique des obligations de dématérialisation avec l’avis des acheteurs qui seront utilisateurs des outils mis en place. Comme on le rappelait il y a quelques temps, l’objectif pour l’achat est d’obtenir pour un juste prix la juste prestation pour couvrir les besoins de la personne publique. Par suite, les conditions matérielles dans lesquelles se déroule l’acte d’acheter font partie intégrante des paramètres d’efficacité dudit acte.

La sécurité de l’interface répond certes à des impératifs juridiques fixés dans l’arrêté relatif au profil d’acheteur.

Mais elle répond aussi à la nécessité de mettre en confiance l’acheteur lorsqu’il précise les caractéristiques de sa consultation, Par extension il s’agit bien de mettre en confiance les entreprises susceptibles de répondre à la consultation mise en ligne.

De ce point de vue, l’ergonomie d’une interface et les modalités de son utilisation remplissent d’autres fonctions que la seule correspondance formelle aux prescriptions de l’arrêté susmentionné.

La facilité d’utilisation intègre le coût de transaction lié à l’achat pour les acheteurs et le coût de transaction lié à la réponse pour les entreprises. Il devient donc impossible d’aborder la dématérialisation de la passation avec des œillères organisationnelles.

La prise en compte de l’expérience utilisateur se confond alors avec l’objectif de sécurité juridique dans l’actualisation des libellés disponibles par exemple. Dématérialiser le processus d’achat ne paraît donc pas consister en un calque d’une organisation physique sur une architecture virtuelle mais appelle à repenser les missions de la fonction achat mobilisant tous les acteurs concernés par la démarche. L’effet d’intrication des problématiques produit par les outils numériques rend difficile un travail en silos.

Outils_Donnees_Juridique

Par suite deux sujets majeurs en filigranes dans le présent article peuvent jouer le rôle de point de rencontre entre tous ces métiers. Ils feront l’objet de brèves à paraître et proprement consacrés à ces deux problématiques à savoir la question de la donnée et celle des outils.

Le premier sujet récurrent dans les échanges en matière de process achat est celui de la donnée. Couramment considérée comme le nouvel « or noir », la donnée achat n’échappe pas au rôle essentiel qu’elle est appelée à jouer dans les organisations ces prochaines années.

Qui recueille la donnée ? Comment la recueillir ? Saisie et/ou ressaisie de la donnée ? Où la centraliser ? Quelles exploitations ? Quelle qualité de la donnée ? Etc. Les questions s’accumulent et chaque métier y apporte la réponse construite par les problèmes qu’il traite/rencontre. Pourtant, ces questions appellent à construire une réflexion commune au sein des organisations pour garantir l’efficacité du management des processus.

L’autre sujet, complémentaire, est celui des outils. En effet, au-delà de l’accumulation de données, il s’agit de disposer d’outils appropriés pour les traiter. Dès lors, il se pose de même un grand nombre de questions, d’où extraire les données ? comment les préparer pour les nettoyer et ainsi les modéliser afin d’automatiser les traitements pour optimiser l’orchestration des données ? etc. Les questions soulevées apparaissent également légions et ne semblent pas avoir de réponse unique. Là encore, une rencontre entres métiers paraît opportune pour apporter des réponses idéales.