Points de vigilance à l’attention des entreprises

À l’occasion d’un Webinaire organisé par les Canaux, la SOLIDEO et le GIP Maximilien plusieurs points de vigilance ont été soulignés à destination des opérateurs économiques susceptibles de répondre à une consultation.

Prendre connaissance de la consultation

Les informations clefs

Il convient pour les entreprises de bien avoir en tête la date limite de remise des offres (DLRO) imposée par l’acheteur, afin de se préparer au mieux à l’envoi de leurs plis et ne pas être éliminé d’emblée. Selon les procédures, l’acheteur est ou bien libre ou bien borné par la réglementation.

Appel d’offre ouvert	- 35 jours à compter de l’envoi de l’avis de marché ; - 15 jours si un avis de pré-information a été publié ; - 30 jours si les candidatures et offres peuvent être transmises par voie électronique ; - 15 jours si une urgence dûment justifiée rend le délai minimal impossible à respecter
Appel d’offre restreint	- 30 jours à compter de l’avis de marché ou de l’invitation à confirmer l’intérêt en cas d’avis de pré-information
Procédure avec négociation	- 30 jours au minimum pour la réception des candidatures ; - Minimum de 15 jours en cas d’urgence dûment justifiée ; - 30 jours au minimum pour la réception des offres ; - Délai précédent susceptible d’être ramené à 10 jours en cas de publication d’avis de pré-information, à 25 jours si la transmission des offres peut se faire par voie électronique à 10 jours
Dialogue compétitif	- 30 jours au minimum à compter de la date d’envoi de l’avis de marché pour les candidatures
Procédure adaptée	- Délai librement défini par l’acheteur sous réserve de la prise en compte de la complexité du marché et du temps nécessaire aux entreprises pour répondre

En tout état de cause et pour chacune des procédures formalisées il s’agit de délais minimaux et l’acheteur peut les rallonger dans les cas notamment indiqués à l’article R.2151-1 CCP.

Préparer sa candidature

L’entreprise qui souhaite candidater à un marché doit s’assurer de sa capacité technique et financière à exécuter le marché. En effet, l’entreprise doit se positionner sur des marchés qui sont à sa portée et qui ne la mettront pas en difficulté. Pour cela, elle doit s’assurer d’avoir les moyens humains, financiers et matériels adéquats.

Cette capacité technique et financière s’inscrit dans les documents de candidature. L’entreprise peut choisir de remplir les formulaires classiques DC1/DC2 ou alors un DUME directement sur plateforme ou sur Chorus pro. Précisons que l’entreprise peut remplir un DUME sans y avoir été invitée par l’acheteur, dans ce cas, l’acheteur est obligé de l’accepter.

Préparer son offre

L’entreprise se doit d’être rigoureuse et regarder les conditions d’exécution ainsi que les critères de notation. Elle se doit également de respecter les modalités formelles imposées par l’acheteur. Les mémoires techniques copiés/collés d’anciennes réponses sont à bannir, cela se voit et fera très mauvaise impression à l’acheteur, il importe donc de personnaliser au mieux votre offre.

Pour cela une lecture attentive des pièces de la consultation est indispensable. Si un cadre de réponse technique est donné il convient de le respecter à la lettre en évitant de multiplier les documents non demandés par l’acheteur.

Répondre à la consultation

Bien s’approprier le profil d’acheteur

Il est fortement recommandé d’effectuer un test technique préalable sur la plateforme. Maximilien dispose d’un environnement d’entraînement pour cela, ainsi qu’en dispose l’article 1, II-3° de l’arrêt du 22 mars 2019 relatif aux profils d’acheteur. Toute entreprise peut s’entraîner sans conséquence à répondre à un marché en vue de préparer son véritable envoi.

Avant l’heure c’est l’heure, après l’heure ce n’est vraiment plus l’heure !

Toute entreprise doit impérativement avoir en tête la date limite de remise des offres (DLRO) et ne surtout pas s’y prendre au dernier moment pour le dépôt. S’y prendre plusieurs heures avant la DLRO est plus que conseillé afin d’anticiper d’éventuels incidents techniques. L’horodatage important est celui du dernier octet transmis comme rappelé dans un précédent article. Dépasser la DLRO ne serait-ce que de quelques secondes est susceptible de vous éliminer d’office. (Voir en ce sens : TA de Dijon, 28 décembre 2018, Société Numericarchive n°1803328).

Si toutefois un incident survenait sur la plateforme, il est fortement recommandé de contacter immédiatement l’assistance (hotline) afin d’y remédier. Il est aussi vivement conseillé d’envoyer une copie de sauvegarde sous forme de clé USB comme la règlementation vous le permet.

Le dépôt d’une offre se fait en une seule fois y compris lorsqu’une entreprise candidate pour plusieurs lots d’un même marché, une seule réponse est attendue, de même, lorsqu’il s’agit de compléter une réponse à cause d’un oubli. Le ou les dépôts successifs doivent chacun comporter toutes les pièces constituant l’offre.

Dans le cas contraire, vous serez éliminés, l’acheteur étant tenu par la réglementation de n’ouvrir que la dernière réponse.