Vous êtes un acheteur public


Les questions fréquemment posées par les acheteurs publics sont répertoriées dans cette rubrique.

Nous vous invitons à vous connecter afin d'avoir accès à une FAQ plus exhaustive.

En cas de demande particulière, vous pourrez avoir accès à l'assistance technique, après avoir complété un ticket en ligne portant sur votre besoin précis.

Le GIP Maximilien met tout en œuvre pour assurer une continuité de services. La plupart des services restent ainsi accessibles depuis l’extérieur via un ordinateur et permettent aux acheteurs publics, membres du GIP Maximilien, une poursuite d’activité si le télétravail est mis en place au sein de la structure. Sachez que vous pouvez compter sur notre implication pour vous accompagner dans le contexte actuel.

Quelques précautions à prendre :

  • Notez votre mot de passe pour accéder depuis l'ordinateur utilisé (à votre domicile) aux applications. Si vous oubliez votre mot de passe, vous pouvez utiliser la procédure de réinitialisation. Assurez vous de pouvoir accéder à votre boîte mail professionnelle nécessaire à la réinitialisation du mot de passe,
  • Pensez à vérifier l’infrastructure technique mise en place au sein de votre établissement et sa compatibilité avec l’accès depuis l’extérieur (accès VPN, clés physiques nominatives pour authentification lors des télétransmissions, signature électronique, liaisons avec vos outils spécifiques comme comptabilité/paye…). L'utilisation de Clé de signature nécessite l'installation de driver sur le poste utilisé.

Prise en main à distance :

La prise en main à distance sur votre poste informatique est un autre moyen de vous aider dans l'utilisation de nos services. Nous vous proposerons de procéder à un accompagnement à distance en cliquant sur le bouton suivant (Teamviewer) : 

Vous devez saisir : https://monmaximilien.maximilien.fr

En cas de perte de votre mot de passe, vous pouvez le récupérer via la fonction "Mot de passe oublié". Le mot de passe sera alors réinitialisé.

L'application permet de gérer deux types de clés de chiffrement :

  • des clés obtenues hors application (ex : acquises ou délivrées par une Autorité de certification ministérielle),
  • des clés générées par la plateforme.

L'affectation des clés à une entité d'achat se fait par l'administrateur du service de passation des marchés publics (MPE) de l'entité d'achat en question.

  • Vérifier sur la plateforme le nom de la clé (publique) attendue pour cette consultation,
    • voir le détail de la consultation (petite loupe au niveau du tableau de bord),
    • puis "modalité de réponses",
    • enfin "clés",
  • vérifier sur votre navigateur que la clé (privée) de déchiffrement est présente dans le magasin de certificats (onglet "personnel"),
  • si elle est absente, veuillez contacter votre administrateur local ou votre service informatique pour retrouver cette clé privée au format ".pfx" sur un poste du service.

Cette fonction exige une habilitation particulière. Vérifiez vos habilitations et contactez ensuite votre administrateur local.

Oui. Il est possible de remplacer un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) complet à tout moment.

Pour répondre aux questions, il y a deux possibilités :

Soit par modification du DCE (dossier de consultation des entreprises) :

  • réaliser la synthèse des questions et des réponses à apporter aux entreprises (par exemple dans un document "Reponses_aux_questions.doc") et les diffuser en ajoutant ce document au DCE.

Soit en répondant directement à l'entreprise en question :

  • utiliser la messagerie sécurisée accessible dans le détail de la consultation.

Pour trouver une consultation restreinte, il faut avoir reçu le lien correspondant à la référence de la consultation et avoir le code d’accès fourni par l’acheteur (en général, l’acheteur envoie une invitation à concourir contenant toutes les informations).

Non. Seuls les dépôts de plis donnent lieu à un accusé de réception.

Vous avez accès à l'historique de navigation détaillé des entreprises sur la page d'ouverture des plis, en bas sous "détail des enveloppes présentes", puis le bouton horloge. L'étape de validation correspond au début de l'envoi de la réponse.

Vous avez accès à l'historique de navigation détaillé des entreprises sur la page d'ouverture des plis.

Consultez le bas de cette page : sous le détail des enveloppes présentes (via le pictogramme horloge).

L'étape de validation correspond au début de l'envoi de la réponse.

Face à la dernière action de confirmation de dépôt, vous retrouverez l'accusé de réception transmis à l'entreprise.

La suppression d'une consultation en ligne n'est pas possible. Mais vous pouvez modifier la date limite de remise de pli et renseigner une date antérieure à la date du jour, afin que celle-ci ne soit plus consultable par les entreprises. Il convient de classer cette consultation sans suite.

 

Oui mais la modification d’une consultation en ligne ne porte que sur la date de clôture et sur les pièces du DCE.

Chaque modification doit faire l’objet de l’envoi d’un courriel d’information pour les entreprises ayant retiré un dossier, ayant posé une question ou bien déposé une offre (pour cela se référer aux registres : retraits, questions et dépôts).         

Vous êtes invité à consulter le guide d'utilisation portant sur le dépouillement "hors ligne" en cliquant ici.

  • Utiliser le bouton "supprimer le contrat",
  • saisir un nouveau pli papier dans le registre des dépôts avec les bonnes informations,
  • ouvrir le pli papier dans l'onglet "offres/candidatures" prévu à cet effet,
  • renseigner la décision d'attribution pour générer un nouveau contrat.

Pour rappel, la signature électronique des marchés publics n’est à l’heure actuelle pas obligatoire. Il est en revanche possible à l’acheteur de l’imposer à l’attributaire.

En effet, comme le rappelle la DAJ dans son guide très pratique relatif à la dématérialisation : "les textes ne prévoyant aucune obligation de signature des documents autres que le marché final, l’acheteur devrait réserver la signature électronique à la seule offre finale (celle qui constitue le contrat) et dans la mesure où celle-ci mentionne explicitement et précisément les documents annexés à celle-ci qui s’appliqueront lors de l’exécution du contrat" (Question A91 du guide à destination des acheteurs).

La signature électronique est un procédé technique encadré par le règlement EiDAS remplissant la même fonction qu'une signature manuscrite. Il existe trois différents formats de signature :
  • CADES,
  • PADES,
  • XADES.
Dans la plupart des cas la signature électronique s'effectue au moyen d'une clef USB qui produit un hash moyennant un outil de signature. Ce hash est une suite de lettres et de chiffres unique résultant de la combinaison de multiples informations comme l'identité du titulaire du certificat, la date de la signature, la date de création du fichier signé etc. Elle garantit l'intégrité du fichier.
 
Pour qu'un acte juridique soit correctement signé avec ce moyen, l'ensemble des parties signataires doivent utiliser un certificat de signature électronique comme le rappelle la DAJ dans le Guide "Très pratique" à destination des acheteurs : question A98

Il est possible d'informer les entreprises sélectionnées pour une procédure restreinte de lancement d'un marché en envoyant un courriel depuis la plateforme Maximilien :

  • Suivi des messages échangés,
  • invitation à concourir,
  • personnaliser le corps du message pour y faire mention de la référence et du code d'accès de la consultation.

Les achats responsables se définissent lors de la création d'une consultation :

  • Dans la partie "Identification" si la consultation n'est pas allotie,
  • dans le détail des lots si la consultation est allotie.