par Maximilien

Texte

Pour ce qui est des marchés publics, on sait que « la nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision » comme l’indique l’article L. 2111-1 du Code de la commande publique. Le contexte actuel se prête pourtant à une montée en généralité de cette notion de besoin en constatant que si besoin il y a pour l’État Français, c’est bien celui de la relance de l’activité économique.

 

Depuis maintenant longtemps, on sait comme la commande publique joue un rôle important dans les dynamiques de relance. Mais à présent, les outils numériques notamment disponibles sur le portail Maximilien permettent d’assurer une vraie continuité de l’activité d’achat permettant aux administrations de poursuivre leur soutien à l’activité économique. Naturellement, il ne s’agit pas d’en faire des solutions miracles à la continuité de l’activité économique puisque celle-ci résulte d’autres déterminants relevant, heureusement, de la seule initiative privée ! Toutefois, ces outils présentent l’avantage de permettre aux administrations de répondre à l’exigence de continuité du service public en maintenant la conduite des achats… sous réserve certes que l’offre puisse se maintenir. Le profil d’acheteur se développant comme authentique place de marché en ligne, la dématérialisation de la commande publique offre ici le moyen de soutenir l’activité économique.

 

La construction d’une plateforme accessible en ligne et dans des conditions de sécurisation maximales permet aux agents de rédiger, saisir, publier et attribuer des marchés de façon dématérialisée. Par ailleurs, des dispositions en vigueur depuis 2014 permettent d’organiser d’éventuelles Commissions d’appel d’offres (CAO) par visioconférence ou audioconférence. Si l’adoption de nouvelles pratiques numériques avaient jusque-là vocation à se faire dans la douceur, et  au moyen d’une transition tranquille, les circonstances peuvent avoir pour effet de brutaliser un peu le processus. La signature électronique apparaît comme l’obstacle majeur dans certaines administrations qui plus est dans les circonstances actuelles.

 

Comment équiper ? Avec quoi ? Comment former des élu-e-s qui n’ont parfois pas beaucoup de temps à consacrer à ce rôle de signataire en matière d’achat ? Comment identifier le circuit de validation d’abord puis le construire ensuite ? Autant de problématiques d’ingénierie administrative que soulève cet outil d’apparence pourtant si simple. Il est désormais possible d’organiser ces circuits de validation. Le GIP Maximilien met par exemple un parapheur électronique  à la disposition  de tous ses  adhérents. Ce dernier permet  à chaque agent, quelle que soit sa situation géographique, de valider son étape. L’élu ou directeur peut ensuite, en fin de chaîne de validation, signer le contrat mais aussi les bons de commande ou les demandes de congés puisque que le parapheur proposé permet d’être utilisé dans tous les services de l’entité.

Tout est fait pour que la plateforme puisse permettre aux agents de conclure leurs achats dans les meilleures conditions. Le télétravail n’est, de ce fait, pas synonyme de fermeture du guichet pour les entreprises qu’il est dès lors possible de continuer à soutenir en remplissant leurs carnets de commande. Sur le profil acheteur Maximilien, il est possible pour l’opérateur économique de se créer gratuitement des alertes sur des mots correspondant à son cœur d’activité, de s’inscrire dans une bourse à la co et sous traitance  pour être visible d’autres entreprises et ainsi pouvoir répondre à l’intégralité de certains marchés publics même s’il lui manque une compétence ou une spécialité.

 

Côté acheteurs, publics, les outils d’administration électronique sont également indispensables pour pouvoir permettre la continuité numérique du service public d’achat. Le profil acheteurs est la brique centrale. Mais la dématérialisation totale et donc l’agilité numérique passe par bien d’autres outils et services. En amont, il s’agit de traiter numériquement  la phase de sourcing et de préparation des marchés via des outils d’aide à la rédaction.  Au moment du choix  de l’entreprises et de la CAO, l’acheteur peut utiliser des outils comme la gestion électronique des instances permettant aux élus de recevoir ses documents et participer à distance aux commissions.  Lorsque l’attributaire est retenu, la signature du contrat se fera via l’utilisation d’un certificat électronique lié au parapheur électronique.

 

Enfin, l’acheteur peut aussi suivre, toujours de manière dématérialisée et à distance, la gestion de ses contrats et de leur bonne exécution via des outils de gestion administratives des contrats. L’outil EXEC permet en effet de gérer les avenants à l’exécution du contrat. Des formations vont bientôt être déployées à destination des agents d’entités membres ainsi que des opérations de communication et d’information à destination des entreprises.

 

Mais cette transition numérique nécessite un temps de préparation et de questionnement sur les process et les objectifs fixés. L’accompagnement, possible à distance, est le point crucial pour la réussite d’un tel projet.  Les agents du service public Maximilien sont ainsi actuellement fortement mobilisés pour accompagner ses 350 adhérents en Île-de-France.

 

Pour cela, ils  s’appuient sur un  cadre règlementaire,un peu adapté récemment, pour répondre aux exigences et notamment celle de transparence. En effet, la transparence, loin de constituer seulement un des trois principes fondamentaux de la commande publique, constitue un moyen pour les échanges commerciaux d’être les plus bénéfiques possibles. Une mise en concurrence accrue est un vecteur de ce que nos camarades acheteurs anglo-saxons appellent la value for money, qu’on pourrait comprendre comme une performance de l’achat ou une certaine forme de rapport qualité-prix. Le maintien d’une mise en concurrence ouverte et transparente semble alors davantage constituer une propriété essentielle d’une place de marché concurrentielle.

 

Par ailleurs, cette transparence ne peut que faire écho à l’exigence constitutionnelle qui nous impose, comme agents administratifs de répondre à une « société [qui] a le droit de demander compte à tout agent public de son administration » ainsi que le dispose l’article 15 de la déclaration des droits de l’homme et du citoyen de 1789. Cette transparence de la mise en concurrence joue dès lors un rôle important au regard de l’objectif de bonne gestion des deniers publics qui nous incombe.

La commande publique est ainsi un levier indispensable pour participer au rebond d’une activité économique en souffrance et sa dématérialisation si elle est bien pensée, organisée et sécurisée en sera d’autant plus efficace, transparente et inclusive. 

 

A propos du GIP Maximilien www.maximilien.fr :

Initié par la Région Île-de-France, Maximilien est le portail de l’administration publique en Île-de-France ainsi qu’un réseau des achats responsables. Le GIP Maximilien, qui compte dix membres fondateurs*, fédère aujourd’hui 350 membres de toutes tailles et de natures juridiques très différentes (Collectivités, Lycées, OPH, CCAS, SEM, GIP...). Le projet Maximilien répond à deux grands enjeux :

  • rendre les marchés publics plus accessibles aux entreprises et notamment les TPE/PME en leur proposant des services gratuits,
  • développer les usages numériques au sein des services publics locaux et des entreprises dans le but de développer l’e-administration par le biais des achats publics.

(*) Conseil Régional d’Île-de-France, Ville de Paris, Conseil Départemental de Seine-et-Marne, Conseil Départemental de l’Essonne, Conseil Départemental des Hauts-de-Seine, Conseil Départemental du Val-de-Marne, Conseil départemental du Val d’Oise, Agence des Espaces verts, Ville d’Aubervilliers, E.P.T. Plaine Commune.